Yıl Sonu Demirbaş Sayımı: 2026 IT Envanteri Rehberi

Yıl sonu demirbaş sayımı, işletmelerin kayıtlı sabit kıymetleriyle fiili durumu karşılaştırdığı ve kullanılmayan donanıma karar verdiği dönemdir. IT envanteri bu sayımın en sorunlu kalemidir: cihazlar hareketlidir, zimmet değiştirir, arızalanır ve çoğu zaman kayıtta görünüp fiilen bulunmaz. Bu yazı, sayım sonrası ortaya çıkan atıl donanımı değerinde elden çıkarmanın yolunu anlatıyor.

Sayım sonrası tasfiye kararı aldıysanız şirket demirbaş tasfiyesi rehberi süreci adım adım anlatır. Ürün grubu bazında değerleme kriterleri fiyat rehberleri sayfasında toplu hâlde.

İçindekiler

• IT envanteri neden sapma yaratır?
• Sayımda üç kategori
• Amortisman bittiği cihaz değersiz mi?
• Tut, sat, bertaraf et
• Kayıt kapatma ve belgeler
• Neden yıl sonunu beklememeli?
• Sıkça sorulan sorular

IT Envanteri Neden Sapma Yaratır?

Masa, sandalye ve dolap yerinde durur; bilgisayar durmaz. Bir dizüstü yıl içinde üç kişiye zimmetlenmiş, bir kere servise gitmiş, bir kere de yedek olarak depoya alınmış olabilir. Kayıt bu hareketleri izlemiyorsa sayımda sapma kaçınılmazdır.

İkinci sapma kaynağı parça değişimidir. Bir masaüstünün diski değişmiş, RAM’i yükseltilmişse kayıttaki cihaz ile fiili cihaz teknik olarak aynı değildir. Üçüncüsü ise arızalı cihazların depoya kaldırılıp kayıtta aktif görünmeye devam etmesidir — en yaygın durum budur.

Sayımda Üç Kategori

Durum	Ne anlama gelir	Yapılacak
Kayıtta var, fiilen var, kullanımda	Sorun yok	Kayıt güncellenir
Kayıtta var, fiilen var, kullanılmıyor	Atıl donanım	Sat veya bertaraf et
Kayıtta var, fiilen yok	Kayıp / izlenmemiş çıkış	Araştır, kaydı düzelt
Kayıtta yok, fiilen var	Kayıt dışı alım veya devir	Kayda al

İkinci satır bu yazının konusudur: kayıtta duran, fiilen ortada olan ama kimsenin kullanmadığı donanım. Çoğu işletmede bu grup beklenenden büyüktür ve yıllar içinde birikir.

Amortismanı Bitmiş Cihaz Değersiz mi?

Hayır — ve bu, yıl sonu sayımlarında en sık yapılan değerlendirme hatasıdır. Amortisman muhasebesel bir kavramdır; cihazın defter değerinin sıfırlanması, piyasa değerinin de sıfırlandığı anlamına gelmez. Amortismanı tamamlanmış bir sunucu veya switch hâlâ ciddi bir ikinci el değeri taşıyabilir.

Özellikle ağ ve sunucu donanımında bu fark belirgindir; değerleme kriterleri için ikinci el switch fiyatları ve kurumsal sunucu hurda fiyatları rehberlerine bakabilirsiniz. Defter değeri sıfır diye hurdaya verilen bir rack switch, çoğu zaman beklenenin çok üzerinde karşılık verir.

Tut, Sat, Bertaraf Et

Atıl grup için üç seçenek var ve karar basit bir soruyla verilir: bu cihaz önümüzdeki on iki ayda kullanılacak mı? Cevap net bir “evet” değilse tutmanın maliyeti vardır — hem yer kaplar hem her ay değer kaybeder.

• Tut: yalnızca somut bir yedek planı varsa. “Belki lazım olur” bir plan değildir.
• Sat: açılıyor ve kullanılabilir durumdaysa. Karşılığı hurda değerinin katlarıdır.
• Bertaraf et: açılmıyor ve onarımı ekonomik değilse. Yine de sıfır olmayan bir karşılığı vardır; bkz. hurda bilgisayar fiyatları.

Kayıt Kapatma ve Belgeler

Sayımın asıl amacı kayıtla fiili durumu eşitlemektir; satış da bu eşitlemenin parçasıdır. Kurumsal alımda fatura veya alım belgesi, seri numaralı teslim tutanağı ve veri imha tutanağı düzenlenir. Bu üçü, demirbaş çıkışını muhasebe ve denetim tarafında belgelenebilir hâle getirir.

Depolama ünitesi barındıran her cihazda veri imhası 6698 sayılı Kanun kapsamında gereklidir; hurda kalemler ise AEEE Yönetmeliği kapsamında lisanslı kanala yönlendirilir ve bu da belgelenir. Ayrıntı: kurumsal cihaz satışında KVKK.

Neden Yıl Sonunu Beklememeli?

Sayım yıl sonunda yapılır ama atıl donanım yıl boyunca birikir. Bir cihaz mart ayında kullanım dışı kaldıysa, aralığa kadar beklemek dokuz aylık değer kaybı demektir. Daha verimli yaklaşım, kullanım dışı kalan cihazları çeyrek dönemlerde toplayıp yılda üç dört kez elden çıkarmaktır.

Lot büyüklüğü açısından da bu daha iyidir: çeyreklik partiler hem yeterince büyük olur hem cihazlar taze kalır. Yenileme takviminizi kurarken BT yenileme döngüsü rehberimiz hangi aralığın uygun olduğunu anlatır.

Teslim ve Ödeme Süreci

Adım	Ne oluyor	Süre
1. Bildirim	Cihaz tipi, adet, lokasyon	Aynı gün
2. Ön teklif	Grup bazında yazılı fiyat	Aynı gün
3. Teslim alma	Söküm, paketleme, nakliye bize ait	1–3 gün
4. Ekspertiz	Sınıflandırma ve kesin fiyat	Teslim günü
5. Veri imhası	Depolama üniteleri, tutanaklı	Teslim sonrası
6. Ödeme	Banka havalesi, faturalı	Ekspertiz sonrası

Çeyreklik toplama modelini uygulamak isteyen işletmeler için pratik bir yöntem var: kullanım dışı kalan her cihazı belirli bir alana koymak ve o alanı üç ayda bir boşaltmak. Böylece hem cihazlar taze kalır hem lot yeterince büyük olur hem de yıl sonu sayımında sürpriz çıkmaz.

Sayım döneminde dikkat edilecek bir nokta daha var: zimmetli ama kullanılmayan cihazlar. Bir çalışana zimmetli olup yıllardır çekmecede duran dizüstü bilgisayarlar envanterde aktif görünür. Sayım formuna ‘son kullanım tarihi’ sütunu eklemek bu grubu görünür kılar.

Sayımı kolaylaştıran son bir öneri: cihazlara fiziksel etiket yapıştırın. Seri numarası okunamayacak kadar yıpranmış veya kasanın arkasında kalmış cihazlar sayımda en çok vakit kaybettiren kalemdir. Barkodlu bir demirbaş etiketi, hem yıllık sayımı hızlandırır hem elden çıkarma sırasında teslim tutanağının hazırlanmasını kolaylaştırır. Etiket yazıcısı zaten envanterinizde varsa bu birkaç saatlik bir iştir.

Sayım Sonrası Atıl Donanım İçin Teklif Alın

Sayım dökümünüzden atıl kalemleri iletin; sınıf bazında yazılı fiyatla dönelim. Ekspertiz ücretsiz, nakliye bize ait.

• Telefon: +90 555 006 83 68
• E-posta: info@aebdonusum.com
• Teklif formu: aebdonusum.com/iletisim

Sıkça Sorulan Sorular